Asignment ini merupakan tugasan yang belum disemak, justeru banyak kesilapan yang perlu diperbaiki.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PENDAHULUAN
Pengkhususan kerja yang dilakukan dalam
sesebuah organisasi adalah untuk lebih menjimatkan masa kerja. Apabila aktiviti
kerja adalah khusus, sebagai contoh tugas membungkus burger, pekerja mengambil
masa yang singkat untuk belajar dan menjadi mahir. Jika terdapat pekerja yang
telah meletak jawatan atau tidak hadir, organisasi hanya akan menghadapi
penurunan kecil dalam kadar produktiviti kerana ramai pekerja lain yang boleh
membuat kerja tersebut apabila menggantikan pekerja yang telah meletak jawatan
atau tidak hadir dengan pekerja baru. Selain daripada itu, apabila reka bentuk
kerja yang mudah, gaji yang ditawarkan juga adalah rendah. Justeru pengkhususan
kerja dalam sesebuah organisasi boleh membentuk reka bentuk kerja yang tertentu.
Reka bentuk kerja dapat didefinisikan
sebagai menentukan aktiviti-aktiviti yang dilakukan oleh pekerja-pekerja atau
sekumpulan pekerja. Ia menentukan bagaimana dan di mana kerja-kerja yang perlu
dilakukan serta siapa yang melakukanya. Selain itu, reka bentuk pekerjaan juga
termasuk alat-alat dan peralatan yang akan digunakan semasa menjalankan
aktiviti kerja. Objektif reka bentuk kerja-kerja adalah untuk mencapai produktiviti.
Kejayaan reka bentuk kerja-kerja mengambil kira kecekapan apabila menjalankan
aktiviti. Dalam erti kata lain, reka bentuk kerja boleh memastikan alam sekitar
yang sihat dan selamat untuk pekerja dalam jangka pendek dan panjang.
Latar belakang sejarah reka bentuk kerja
dan motivasi dimulakan oleh Taylor's (1911) apabila beliau merumuskan bahawa
kerja perlu spesifik, mudah dan mempunyai standard. Jadi dengan ciri ini
sesuatu organisasi dapat berfungsi dengan cekap dan sebaik mungkin. Bagi
Taylor's (1911), kerja yang mudah akan meningkatkan kecekapan pekerja,
mengurangkan keperluan kemahiran dan meningkatkan daya kawalan pengurusan.
Semua ini akan mampu meningkatkan keuntungan dalam sesebuah organisasi. Terdapat
tiga reka bentuk kerja yang sering diaplikasikan oleh sebuah organisasi yang
menjalankan perniagaan seperti reka bentuk pusingan kerja, pembesaran dan
penggayaan.
Konsep reka bentuk kerja yang
diaplikasikan dapat dirujuk daripada syarikat Perabot Mewah Sdn. Bhd. Syarikat
perabot Mewah Sdn. Bhd merupakan sebuah syarikat sendirian Berhad yang
dipelopori oleh dua orang pemilik dan
merupakan perusahaan yang diwarisi oleh keluarga. Syarikat tersebut merupakan
sebuah syarikat yang besar yang menjalankan aktiviti-aktiviti perniagaannya di
sebuah pekan. Walaupun syarikat Perabot Mewah Sdn. Bhd berada di kawasan pekan
namun perniagaannya sangat mendapat tumpuan daripada penduduk sekitarnya dan
demikian juga pelanggan-pelanggan yang datang dari kawasan bandar untuk membuat
pembelian. Syarikat tersebut mendapat sambutan yang baik daripada
pelanggan-pelanggannya kerana syarikat perabot Mewah mempunyai keunikan reka
bentuk perabot-perabot yang diperbuat daripada kayu jati dan jenis perabot yang dihasilkan menggunakan rotan. Syarikat tersebut menjalankan perniagaan
perabot yang pelbagai jenis dan bentuk. Pelbagai pilihan yang boleh dipilih
oleh para pengunjung kedai tersebut berdasarkan citarasa masing-masing. Mereka
juga boleh membuat tempahan lebih awal jika perabot yang diingini telah
kehabisan stok. Bagi memudahkan urusan pembelian pelanggan-pelanggan yang
berada jauh maka pihak pengurusan syarikat telah mengadakan jualan melalui
online. Penghantaran perabot ke lokasi
pelanggan tidak menjadi masalah kepada syarikat tersebut walaupun lokasi yang
perlu dituju berada pada jarak yang jauh. Para pekerja yang pekerja di kedai
tersebut terdiri darpada penduduk setempat dan ada juga pekerja yang datang
dari jauh.
Oleh kerana kedai Perabot Mewah Sdn.
Bhd. sebuah syarikat yang sederhana besar maka pihak syarikat membuat
pengurusan berkaitan dengan pekerjanya agar memudahkan segala urusan penjualan
dan tidak menimbulkan sebarang masalah. Bagi memudahkan pengurusan pekerja maka
syarikat Mewah mengaplikasikan konsep reka bentuk kerja seperti reka bentuk
pusingan kerja, reka bentuk pembesaran dan pengkayaan. Ciri-ciri pengamalan
ketiga-tiga reka bentuk kerja tersebut dapat dihuraikan seperti berikut.
TIGA JENIS BENTUK KERJA
(WORK DESIGN)
1) Pusingan Kerja (Job Rotation)
Kepelbagaian
bidang atau tanggungjawab yang dilakukan oleh seseorang pekerja dalam sesebuah
organisasi dikenali sebagai ‘Pusingan Kerja; atau ‘ Job Rotation yang
menyifatkan bahawa ia adalah sesuatu struktur kerja yang sistematik, mengubah
persekitaran kerja dengan memindahkan para pekerjanya kepada bidang
tanggungjawab yang berbeza-beza.
Berdasarkan rajah 1 menunjukkan pusingan
kerja yang dilakukan oleh pekerja A dari syarikat Mewah Sdn. Bhd yang merupakan
sebuah syarikat yang menghasilkan barang-barang perabot. Pekerja A ditugaskan
khusus berhubung dengan gudang pengeluaran perabot tersebut yang melibatkan
penghantaran barang, penghantaran senarai harga barang dan invois serta
kerja-kerja yang berkaitan. Pada hari Isnin pekerja A akan memunggah barang
perabot dari kilang ke lokasi Kedai Perabot Mewah Sdn. Bhd. Tugasan pada hari
Selasa pula menghantar senarai harga barang-barang yang ada di dalam gudang
yang dijadikan stok untuk jualan. Keesokan harinya iaitu pada hari Rabu pekerja
A akan menghantar invois kepada pelanggan-pelanggan yang membuat tempahan atau
kepada sesiapa saja yang berminat dengan barangan perabot dari syarikat Mewah
Sdn. Bhd. Manakala tugasan pada hari Khamis, pekerja A akan membuat
penghantaran barang kepada pelanggan yang telah membeli barangan perabot
mereka. Pekerja A hanya bertugas untuk menghantar barangan sahaja dan segala
urusan jual beli dilakukan di kedai dengan pekerja yang lain pula. Oleh itu
segala tugasan pekerja A tidak akan di campuradukan dengan kerja-kerja jualan.
Pekerja A hanya bertanggungjawab dengan kerja-kerja pemunggahan barangan
termasuk memastikan mengesahkan ketepatan invois yang akan dihantar oleh
pelanggan dan memastikan invois tersebut mendapat tandatangan daripada
pelanggan setelah barang perabot dihantar kepada pelanggan.
Pusingan kerja kepada kakitangan yang
bekerja sebagai kerani di bahagian kewangan yang mengendalikan kerja penerimaan dan pembayaran (juruwang)
dipindahkan secara pusingan (bergilir) untuk memproses bil dan invois pada
minggu atau bulan yang berikutnya. Kaedah ini membolehkan kerani tersebut
mempelajari kerja baru serta melatih beliau supaya cekap dan mahir di dalam
tugas yang berlainan di bahagian kewangan.
Teknik
reka bentuk Kerja Pusingan Kerja (Job
Rotation) membolehkan pekerja digerakkan secara sistematik dalam organisasi., dapat
beri peluang kepada pekerja mencuba pelbagai kerja yang boleh meningkatkan
kemahiran mereka. Teknik juga dapat mengelakkan kebosanan dalam melakukan
pekerjaan dalam suasana yang sama.
Walaubagaimanapun terdapat juga
kelemahan reka bentuk kerja pusingan kerja ini termasuklah sistem tersebut
tidak banyak memberi kejayaan kepada pekerja. Hal demikian kerana pekerja akan
melakukan rutin melakukan kerja-kerja tersebut tanpa ada pengalaman dan
pengetahuan lain. Keadaan ini menyebabkan pekerja tidak dapat menimbah ilmu dan
pengalaman yang pelbagai dalam bidang kerja yang dilakukannya. Selain itu juga
sistem pusingan kerja tidak memupuk motivasi dan kepuasan kepada pekerja kerana
situasi.
2) Sistem Pembesaran (Enlargement)
Matlamat kedai perabot Mewah
Sdn. Bhd. menjalankan sistem pembesaran skop kerja agar setiap pekerja bekerja
di syarikatnya menguasai lebih daripada satu kerja dalam satu masa. Sebagai
contoh pekerja yang dikhususkan kerja sebagai mengukir kayu untuk menghasilkan
perabot dalam masa yang sama dapat membuat penghantaran barangan jika
khidmatnya diperlukan. Sistem pembesaran yang dijalankan oleh syarikat Mewah Sdn. Bhd. banyak membantu
pekerja-pekerjanya memiliki pelbagai kemahiran dalam satu masa.
Pada
awal 1800-an, Seorang berbangsa Inggeris telah menunjukkan bahawa sepuluh orang melakukan tugasan
masing-masing, biasanya menghasilkan satu kerja selama seperempat dari pembiayaan
yang dikeluarkan ketika satu tugasan oleh satu orang yang melakukan semua tugas
(Babbage, 1835). Tapi ada juga yang sangat suka melakukan tugas yang sama
berulang-ulang, lapan jam sehari, lima hari seminggu dan kerja-kerja itu membosankan dan tak bererti. Reka bentuk
kerja atau Job Design memiliki strategi mencuba untuk mengurangi atau mengatasi
masalah tersebut. Selepas itu maka wujudlah prinsip reka kerja yang dikenali
sebagai sistem pembesaran atau enlargement.
Sistem
pembesaran atau Job enlargement adalah usaha untuk membuat pekerjaan
"lebih besar", atau lebih luas, dengan menambah jumlah tugas
pekerjaan setiap orang. Biasanya, tugas-tugas ini berada dalam lingkungan
kemampuan atau kesulitan yang sama dengan tugas asalnya. Laporan dari
penelitian awal yang menjadi keberkesanan sistem reka kerja pengkayaan bermula
dengan kisah kejayaan seorang klasi di terbitkan oleh Kilbridge (1960). Dalam
penelitian tersebut, job enlargement dari kerja-kerja menghasilkan rakit iaitu dari satu tugas ke tugas yang lain
seperti merakit, memeriksa, dan menguji
keseluruhan kebolehgunaan rakit yang menghasilkan penghematan yang cukup besar
untuk perusahaan. Kepuasan kerja yang dirasakan oleh para pekerja rakit
tersebut menyebabkan mereka merasai kepuasan.
Kerja pembesaran adalah satu lagi
kaedah untuk mengatasi kelemahan pengkhususan kerja. Kelebihan kerja pembesaran
menambah bilangan tugas dalam sesuatu aktiviti seterusnya membolehkan pekerja
dapat mencuba pelbagai bentuk pekerjaan. Sebagai contoh, sebelum ini, pekerja
itu hanya diperlukan untuk mengendalikan memunggah barang dengan lori tetapi
apabila skop kerja telah melebar, pekerja itu tidak lagi hanya melakukan kerja-kerja
memunggah tetapi juga melakukan aktiviti-aktiviti lain seperti mengukir perabot
dan menagih hutang kepada pelanggan bagi urusan pelanggan yang berhutang. Walaupun ramai pekerja mengatakan
bahawa mereka tertekan kerana pembesaran kerja, beberapa orang lain merasakan
bahawa pembesaran kerja memberi mereka peluang untuk membangunkan kemahiran
lain.
Walaubagaimanapun kelemahan reka kerja
pembesaran ini ialah banyak memberi tekanan kepada pekerja kerana kemungkinan
kerja-kerja yang berlainan dari kebiasaan tugasan akan bertukar suasana kerja
dan bebanan tanggungjawab. Oleh itu jika seorang pekerja tidak dapat
membiasakan diri dengan perbezaan pekerjaan itu menyebabkan mereka mengalami
tekanan. Program ini juga menimbulkan
masalah di mana ada pekerja yang tidak
berkeupayaan untuk menjalankan tugas
tertentu dan pekerja yang berkeupayaan
pula akan meminta tambahan gaji. Program ini berkemungkinan menyebabkan
ramai pekerja diberhentikan kerana
berbagai- bagai kerja hanya dapat
dilakukan oleh segelintir pekerja sahaja. Ini
akan mewujudkan ketegangan antara
pihak majikan dan kesatuan sekerja
3) Sistem Pengkayaan (Enrichment)
Reka bentuk kerja pengkayaan atau enrichment juga
diperkenalkan di syarikat perabot Mewah Sdn. Bhd. Gambar rajah 1 seperti di
atas menunjukkan bahawa pekerja A, B dan C pada mula melakukan kerja mengikut
sistem pembesaran kerja iaitu dengan mempelajari pelbagai kemahiran kerja.
Selepas itu dalam sistem pengkayaan kerja pula pihak syarikat Mewah Sdn. Bhd.
juga memberi tunjuk ajar pekerja dengan skop kerja yang lebih luas. Sebagai
contoh seorang pemandu lori yang bertugas untuk menghantar barangan perabot
melakukan juga kerja-kerja membuat perabot jika khidmatnya diperlukan dan dalam
masa yang sama pekerja diberikan latihan kemhairan yang lain seperti cara-cara
membuat invois atau senarai penghantaran pesanan.
Reka
kerja pengkayaan atau Job Enrichment hampir sama dengan job enlargement atau
pembesaran, hanya bezanya, job enlargement bertambah dari segi kuantiti, tetapi
job enrichment menambah pekerjaan dalam
hal kualiti, atau kompleksitinya. Misalnya, seorang yang biasanya menangani mesin, kemudian
ditugaskan untuk menangani mesin baru yang lebih kompleks. Dalam penerapannya
yang praktikal, job enrichment biasanya bererti memberikan pekerja tanggung
jawab lebih dan kekuasaan dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan
perencanaan, penjadualan, dan mengendalikan pekerjaan mereka sendiri.
Kelebihan
dalam reka kerja pengkayaan ini adalah meminimumkan
masa kerja seorang pekerja, pengiliran jadual kerja berkurangan dan peningkatan
yang tinggi dalam kepuasan kerja. Sistem Pengkayaan kerja pula melibatkan peningkatan dalam bilangan tugasan
dan memberi kuasa pekerja dan pengawalan dalam membuat keputusan yang berkaitan
dengan kerja mereka. Ahli psikologi termasuk Frederick Herzberg menyatakan
bahawa tanpa sistem pengkayaan segelintir pekerja hanya mengendalikan beberapa
tugas dan ini menyebabkan mereka merasa bosan. Federick Herzberg mengkaji
perlakuan manusia dan mengemukakan teori motivasi berasaskan kepada Model
Penjagaan Motivasi (Motivation-Maintenance Model) .
Menurut
beliau terdapat 2 set faktor yang mempengaruhi gelagat pekerja iaitu yang pertama faktor-faktor Penjagaan (Maintenance Factors) seperti Upah dan gaji berpatutan termasuk
faedah-faedah lain dari organisasi,
Keselamatan kerja, Keselesaan tempat kerja, Polisi syarikat dan pentadbiran
yang adil, Hubungan interpersonal dengan ketua, rakan sekerja dan subordinat dan Status. Faktor penjagaan dikenali juga sebagai faktor-faktor
kesihatan (hygiene factors) yang berhubung pengalaman
kerja yang akan menghalang daripada berlakunya ketidakpuasan kerja sekiranya
faktor-faktor tersebut wujud dalam
organiasi. Namun,
faktor-faktor ini tidak dapat memotivasikan pekerja atau memberi kepuasan
kepada mereka. Manakala yang
kedua pula ialah Faktor-faktor Motivasi.
Faktor-faktor yang berkaitan dengan pekerjaan yang dapat memberi kepuasan dan seterusnya
dapat memotivasikan pekerja. Ketiadaan
faktor-faktor ini akan menyebabkan timbulnya rasa ketidakpuasan kerja. Antara
faktor-faktor motivasi ialah peluang-peluang mencapai sesuatu matlamat kerja yang mencabar, penghargaan terhadap
sumbangan dan usaha, diberi tanggungjawab dan tugas kerja yang baru, peluang
untuk memajukan diri dan status kerja berdasarkan prestasi kerja dan berhubung dengan kerja yang dapat member
kepuasan, penonjolan diri dan mencabar
Psikologi
lain seperti Herzberg, Maslow dan Alderfer percaya bahawa apa yang diperlukan
oleh pekerja-pekerja daripada aktiviti kerja mereka adalah pencapaian kerja
yang datang hasil daripada melakukan
kerja dengan jayanya dan pengiktirafan kejayaan yang datang dengan menggunakan
kemahiran dan potensi yang mereka ada. Pengkayaan kerja cuba untuk menguruskan
isu-isu rasa ketidakpuasan hati dengan menambah bebanan kerja untuk para
pekerja.
Sistem
pengkayaan kerja yang dicadangkan oleh Herzberg adalah berdasarkan dua faktor pendekatan
motivasi. Pengkayaan kerja merujuk kepada membina motivasi dalam aktiviti kerja
untuk menjadikannya lebih menarik dan mencabar. Ini boleh dilakukan dengan
memberi pekerja sedikit kebebasan dan membolehkan mereka untuk merancang dan
memeriksa, yang biasanya dilakukan oleh penyelia atau ketua mereka. Selain itu
pekerja boleh diberi tanggungjawab untuk menentukan tahap kemajuan kerja mereka
sendiri dan juga untuk membetulkan kesilapan mereka . Apabila kerja-kerja
menjadi lebih mencabar dan tanggungjawab pekerja meningkat, maka motivasi dan
minat juga akan meningkat.
Namun,
tidak dapat dinafikan bahawa reka kerja jenis pengkayaan ini juga mempunyai
kelemahan tertentu dalam pengurusan organisasi. Terdapat keadaan tertentu di
mana sistem pengkayaan pekerjaan dapat menyebabkan penurunan produktiviti,
terutamanya bila pekerja tidak dilatih
dengan betul. Bahkan setelah proses latihan tidak dapat menunjukkan hasil yang cepat, dapat merugikan
produktiviti pihak syarikat. Sebagai contoh seorang pemandu yang diajar dengan
kemahiran membuat invois kemungkinan mengambila masa yang lama untuk
memahaminya dan menghasilkan suatu invois yang baik dan teratur. Keadaan ini
menyebabkan syarikat terpaksa membuang masa hanya untuk mengajar pekerja
tersebut.
PENUTUP
Oleh
dapat disimpulkan bahawa peranan reka
bentuk kerja atau work design bertujuan
untuk menentukan metode terbaik dalam melaksanakan operasi-operasi kerja yang
diperlukan dalam proses pengeluaran. Reka bentuk kerja ini tidaklah terhad kepada mereka yang
menjalankan kerja dalam bidang-bidang tugas yang berupa am sahaja tetapi juga
kepada mereka yang menjalankan kerja dalam bidang-bidang tugas yang berupa
pengkhususan kerana di dalam beberapa bidang pengkhususan juga ada mempunyai
beberapa aspek yang mungkin perlu diketahui dengan mendalam oleh seseorang
kakitangan reka bentuk kerja yang
diaturkan mengikut jangkamasa-jangkamasa yang diperlukan untuk memahami dan
menjalankan satu-satu tugas itu dengan memuaskan sangatlah berguna dari reka
bentuk kerja yang terlampau cepat. Reka
bentuk kerja akan menimbulkan minat baru di kalangan kakitangan dan mencungkil
kebolehan terpendam dikalangan para pekerja.
Justifikasinya syarikat Mewah Sdn Bhd
mampu untuk bertahan lebih lama dan meningkatan prestasi syarikat jika beberapa
aspek dan kriteria dapat diselesaikan dan dilaksanakan selancar yang boleh. Kriteria organisasi tersebut merangkumi aspek
seperti kerja berpasukan, moral dan nilai, keberkesanan organisasi,
perkembangan kerjaya, latihan dan pemajuan diri, peraturan dan ganjaran yang
adil, pengambilan, gaya kepimpinan dan pengurusan, budaya korporat, penyertaan,
konflik peranan, matlamat yang jelas, pergantungan organisasi, komunikasi, hubungan
timbal balik, persekitaran dan penyeliaan. Kriteria kerja pula meliputi aspek
kepelbagaian tugas, identiti tugas, autonomi, maklumbalas, skop kerja dan tugas
yang mencabar. Nilai merangkumi sikap pekerja terhadap tugas dan organisasi.
Antara lain kajian terdahulu juga mendapati bahawa kepuasan kerja dikaitkan
dengan kepuasan dalam tugas, penyeliaan, gaji yang diterima, hubungan rakan
sekerja, dan peluang kenaikan pangkat.
Pengurusan sesebuah organisasi yang
melibatkan ketiga-tiga reka bentuk kerja tersebut dapat membentuk sebuah
syarikat yang berdaya maju pada masa akan datang kerana konsep pengurusan yang
baik pasti akan membawa kemajuan dalam sebuah organisasi.
BIBLIOGRAFI
1.
Ricky W. Griffin. 1987. Management second Edition. U.S.A :
Houghton Mifflin Company.
2.
Shahrol Aman Ahmad, Azhari Ramli, Nasri
Nalimi et. 2011. BBPP1103 Principles of
Management. Selangor Darul Ehsan.: Meteor Doc. Sdn. Bhd.
3.
“Reka Bentuk Kerja “ dalam http://zaini802856.blogspot.com/2011/11/reka-bentuk-kerja.html (10 Jun 2013)
4.
“Materi Apk : Proses
Produksi Dan Produktivitas” dalam http://danilsetiawan.com/materi-apk-proses-produksi-dan-produktivitas/ (28 Mei 2013)
5.
“Teori Dua Faktor Frederick
Herzberg” dalam
http://kumpulan-teoriskripsi.blogspot.com/2011/09/frederick-herzberg-1923-2000-adalah.html
( 25 Jun 2013)
No comments:
Post a Comment